Организация и контроль работы фирмы-аутсорсера, если вы не бухгалтер

О том, на что обратить внимание при найме бухгалтера или выборе фирмы-аутсорсера, как снизить риски фатальных бухгалтерских ошибок и по каким критериям оценивать работу бухгалтера - расскажем ниже.

Найм бухгалтера: несколько полезных рекомендаций

Бухгалтер-управленец – не лучший вариант для небольшой компании, где требуется универсальный бухгалтер, который должен лично вести весь бухучёт – от первички до баланса. Нередко оптимальным кандидатом на должность главбуха является сотрудник, на предыдущем месте работавший в должности заместителя главного бухгалтера. На практике, в 70% случаев именно заместитель главного бухгалтера наиболее квалифицирован в бухучёте.

Обязательно уточните, возможно ли получить письменные и устные рекомендации с прошлых мест работы кандидата. Задайте этот вопрос, даже если вы не собираетесь никому звонить. То, как бухгалтер отреагирует на такую просьбу, уже даст вам много полезной информации. Напишет ли он сразу ФИО и телефон контактного лица или замнётся и начнёт объяснять, почему не может этого сделать?

Если вы нанимаете приходящего бухгалтера, то также поинтересуйтесь, с какими организациями он работает на данный момент, и можно ли связаться с кем-то из его текущих клиентов, чтобы получить о нём обратную связь.

Если вы сможете пообщаться с кем-то из прошлых и текущих работодателей вашего бухгалтера, это минимизирует риск того, что на практике бухгалтер умеет говорить и «продавать» себя намного лучше, чем работать.

Проведите письменное тестирование кандидата. В интернете есть множество специализированных тестов для бухгалтеров. К тестам есть готовые ответы, поэтому ваши ограниченные познания в бухучёте не помешают протестировать кандидатов и понять их квалификацию. Стоит отметить, что, во-первых, ни один бухгалтер не отвечает правильно на 100% вопросов; во-вторых, что верные ответы даже на 90% вопросов не дают гарантии, что бухгалтер будет отличным специалистом на практике. Однако наличие более половины неправильных ответов однозначно даст понять, что можно переходить к следующему кандидату.

Как выбрать бухгалтерию на аутсорсинге

В последнее время многие компании предпочитают не нанимать бухгалтера в штат, а пользоваться услугами компаний в формате аутсорсинга. Это дешевле найма собственного бухгалтера, в этом случае не нужно покупать специальные бухгалтерские программы, снижаются риски ошибок и т.д.

Если вы решили остановить свой выбор на аутсорсинговой компании, то рекомендации по её выбору будут такими:

Отдавайте предпочтение компании, которая существует не первый год. По статистике, ежегодно открываются сотни новых бухгалтерских организаций, но до второго года доживает лишь одна из пяти. Вероятность того, что новая компания не только выживет, но и окажет вам качественные бухгалтерские услуги, намного меньше этих 20%.

Внимательно изучите список клиентов бухгалтерской компании. О компании говорят её клиенты. И если фирма работает уже не первый год, но никакой информации о клиентах нет на сайте или вам отказываются назвать хотя бы некоторых из них – это тревожный сигнал. То, что клиенты требуют конфиденциальности и запрещают их упоминать – плохая отговорка. Практика показывает, что такие клиенты действительно есть, но их количество не превышает 10-15%. Остальные без проблем согласятся, если на сайте бухгалтерской организации будет размещена информация о них.

Советуем обращать внимание на наличие отзывов. Прекрасно, если на сайте есть не только список клиентов, но и отзывы от них. Это может казаться банальным, но чтобы получить рекомендации от крайне занятых директоров и владельцев бизнеса, надо сделать для них что-то действительно полезное и ценное.

Уточните, есть ли у организации клиенты, занимающиеся бизнесом, схожим с вашим. Можно ли связаться с кем-то из них, чтобы получить обратную связь о том, как им работается с данной организацией?

Уточните политику работы с вашей бухгалтерской базой. Ещё несколько лет назад политика работы с бухгалтерскими базами у 90% аутсорсинговых организаций была следующей – никогда и ни при каких обстоятельствах не отдавать их клиентам. Сейчас ситуация постепенно улучшается, но до сих пор две из трёх бухгалтерских фирм будут до последнего сопротивляться, чтобы не отдать вам вашу базу. Поэтому не рекомендуем работать с такими организациями.

Идеальный вариант, если политика выбираемой вами бухгалтерской компании в этом вопросе такова: «ваша бухгалтерская база 1С – это ваша собственность». И то, что её ведёт бухгалтер в другом офисе, ничего не меняет. Если вам по какой-то причине потребовалась ваша база – вам её предоставят в течение одного рабочего дня. Кроме того, в случае необходимости вам могут предоставить удалённый доступ на сервер, где находится база.

Фатальные ошибки при работе с бухгалтером или фирмой-аутсорсером

Не делать резервные копии бухгалтерской базы.

Едва ли не каждый второй из нас сталкивался с тем, когда после нескольких успешных лет работы с бухгалтером начинались вопросы со стороны налоговой. После этого бухгалтер внезапно заболевал, компьютер, за которым он работал, неожиданно ломался, и бухгалтерская база (а значит, и вся работа этого бухгалтера за эти годы) оказывалась потеряна. Доказать, что все эти годы бухгалтер работал плохо (поэтому и начались вопросы от налоговой), после потери базы невозможно. И нам приходилось восстанавливать бухгалтерию за несколько лет с нуля – а это очень непростой и дорогостоящий процесс.

Совет: Хотя бы раз в квартал берите у вашего бухгалтера резервную копию бухгалтерской базы 1С. В этом случае, если начнутся проблемы и компьютер «сломается», восстанавливать придётся всего несколько недель или месяцев, а не годы.

Хранить первичные документы у бухгалтера дома/на даче.

Если у вашего бухгалтера хранится не только единственная копия базы 1С, но и первичная документация (договоры, накладные, счета-фактуры, акты и т.д.), тогда риски ещё выше. В случае возникновения проблем с налоговой, вы рискуете не только тем, что бухгалтер внезапно исчезнет, но и появлением угроз в стиле «если нужна первичка – выплатите мне пять окладов при увольнении». Такой поворот событий, на первый взгляд, выглядит как абсурд, но, к сожалению, это реальность.

Совет: Крайне рекомендуем хранить основной объем первичных документов в вашем офисе!

Не делать периодические проверки работы бухгалтера.

Любой сотрудник требует контроля, пусть даже минимального. Если не хвалить за достижения и не проводить «разбор полётов» за ошибки, даже самый лучший сотрудник постепенно станет более расслабленно относиться к своей работе. Со временем бухгалтер может упрощать для себя ведение бухучёта вашей организации: совершать не все проводки, не закрывать периоды, вручную сводить баланс – в общем, вести бухучёт по удобной для себя схеме.

Эти «маленькие неточности» нарушат целостность всего учёта, после чего начнутся вопросы со стороны налоговой. И если этого не произойдёт при текущем бухгалтере, то, когда он уволится, новый бухгалтер может не разобраться в вашей бухгалтерии, так как она велась не по стандартным правилам. И вновь встанет вопрос восстановления бухучёта.

Совет: Крайне рекомендуется хотя бы раз в год проводить инициативный аудит бухгалтерии. Не дожидайтесь, пока вас проверит налоговая. Инициируйте проверку сами – это намного проще и дешевле.

Инициативный аудит может провести как сторонний квалифицированный бухгалтер, так и профильная бухгалтерская либо аудиторская организация. Но не поддавайтесь соблазну переложить поиск такого бухгалтера/организации на плечи своего бухгалтера. Проверка должна быть максимально беспристрастной, поэтому советуем найти проверяющую организацию самостоятельно. И уже одна реакция бухгалтера на новость о планируемой проверке многое скажет о состоянии дел в бухгалтерии. Практика показывает, что квалифицированный специалист будет сам признателен такой проверке: она покажет, насколько хорошо он справляется со своими обязанностями. А для профессионала признание своих достижений всегда очень важно.

KPI для бухгалтера

Как же руководителю компании, который не слишком подкован в бухгалтерском учёте, контролировать бухгалтера?

Кроме аудита есть ещё одна работающая технология - KPI - «key performance indicators» - то есть, ключевые показатели эффективности. Критериями оценки бухгалтерии может быть следующее:

Отсутствие выездных проверок налоговой, а в случае факта проведения проверки – её успешное прохождение. Прямая обязанность бухгалтера – обеспечение корректного учёта и отсутствия штрафов/пеней со стороны ФНС и внебюджетных фондов.

Например, если у бухгалтера есть премия или, например, так называемая «тринадцатая зарплата», в положении о премировании может быть прописано, что при наличии начисленных налоговой инспекцией пеней и штрафов, относящихся к периоду работы именно с этим бухгалтером, премия уменьшается или вообще не выплачивается.

Оптимизация налогообложения при соблюдении необходимого баланса налоговой нагрузки. Бухгалтера нужно мотивировать, чтобы он постоянно искал законные способы экономии. И эти усилия необходимо систематизировать и поощрять.

Например, премировать бухгалтера за снижение уровня уплаченных вами налогов. Но этот пункт обязательно должен идти в связке с первым пунктом, чтобы способы оптимизации налогообложения, предлагаемые бухгалтером, были легальны и не спровоцировали новую проверку.

Участие в обеспечении сохранности бухгалтерской базы. Аргументы «у нас неудобная программа», «у нас куда-то исчезла информация» и им подобные должны моментально встречаться встречным вопросом руководителя: «Понятно, а какое решение вы предлагаете?» Квалифицированный бухгалтер в наше время должен представлять, в каких системах и с какими программами лучше всего работать, и именно бухгалтеру нужно делегировать постановку ТЗ техническим специалистам для написания/«допиливания» базы или же специалисту по закупкам для приобретения более удобного и эффективного программного продукта.

Выявление подозрительных контрагентов. Это особенно актуально, если у вас основная система налогообложения, и вы работаете с НДС. Бухгалтер может достаточно быстро «пробивать» контрагента (например, через сайт nalog.ru) и в случае, если вам предлагает сделку «серая» или давно не существующая фирма, бухгалтер должен предупредить об этом. За такие вещи также можно премировать.

Отслеживание и предоставление ежемесячных/ежеквартальных отчётов по таким показателям, как:

• уровень налоговой нагрузки вашей компании,

• соблюдение безопасной доли налоговых вычетов по НДС,

• отклонение рентабельности вашей компании от среднего значения рентабельности по отрасли,

• уровень показанной убыточности.

Эти показатели, как правило, являются наиболее частыми причинами налоговых проверок, и вам надо быть в курсе текущей ситуации, и при этом - в уверенности, что ваш бухгалтер за этим постоянно следит.

Функция «будильника» - если не хватает каких-либо документов от поставщика или клиента, если какие-либо первичные бухгалтерские документы оформлены неправильно, если вы приближаетесь к превышению предельно допустимого уровня годовой выручки на «упрощёнке» – по всем подобным причинам вас как руководителя должен заранее беспокоить надёжный «будильник» в лице бухгалтера.

Контроль за вышеуказанными KPI не требует от руководителя глубоких знаний в бухучёте, но всегда поможет держать бухгалтерию в состоянии высокой мотивации и здорового тонуса, и при этом не упускать контроль за текущим положением дел.

Источник: http://tpprf.ru