Кадровое дело: задачи и особенности учета кадров

Разработка и ведение документов в области управления персоналом, учет движения кадров, расчеты рабочего времени и выплат работникам — задачи, которые решает кадровое делопроизводство. Кадровики документируют все процессы, связанные со штатом компании: оформляют типовые бланки, составляют трудовые договоры, ведут книжки, журналы. В обязанности делопроизводителей входит контроль таких процедур как прием на работу, предоставление отгулов и отпусков, отправление в командировку, увольнение. Специалист по кадрам должен обладать узкоспециальными знаниями и навыками, а в условиях растущей организации — постоянно развиваться и расширять фронт работы.  

Функции кадрового учета

В законах Российской Федерации нет конкретного определения, что такое кадровое дело. Поэтому при организации службы управления персоналом следует ориентироваться на более общее понятие — делопроизводство. В нормативно-правовых актах предусматривается три основных функции, выполняемых делопроизводителями — они применимы, в том числе, для целей кадрового учета.

3 функции делопроизводства:

• формирование документов;
• документооборот (движение и учет);
• хранение документации, включая архивное.

Специалисты по управлению персоналом выполняют все перечисленные функции в отношении документов, связанных с рабочими кадрами. Кадровики составляют документацию, ведут ее пошаговый учет, заботятся о надлежащем хранении. 

Основные законы

В нашей стране существует широкий перечень нормативно-правовых актов, регулирующих кадровый учет. Делопроизводитель обязан досконально знать и исполнять все законные требования, касающиеся сферы управления персоналом. При подготовке специалиста уделяется большое внимание юридическому образованию.

Основной закон, устанавливающий требования к работе кадровых служб — Трудовой кодекс России. В этом документе прописаны все стадии отношений, в которых участвуют компания-работодатель и привлеченный ею работник. Специалисты по кадрам в своей рабочей деятельности обязаны соблюдать предписания данного ключевого нормативного акта. 

Дополнительно кадровики должны учитывать более мелкие подзаконные акты: постановления, инструкции, а также государственные стандарты. Наличие подобных документов значительно облегчает процессы организации кадровой работы. В частности, существуют стандарты ГОСТ, которые определяют нормы оформления документов, в том числе архивных (например, ГОСТ Р 6.30-2003 и Р 7.0.8-2013).

Актуальные новшества законодательства

Продолжая развивать и совершенствовать правовое регулирование делопроизводства в России, законодатели регулярно обновляют нормативную базу, выпускают новые законодательные акты, которые предусматривают изменения в работе кадровых служащих. Именно поэтому специалистам в области кадров необходимо внимательно следить за новеллами законодательства, чтобы своевременно корректировать принципы и нюансы своей работы.

Крупные изменения в кадровом учете произошли с введением закона «О бухгалтерском учете» в 2011 году. Данный документ значительно поменял принципы делопроизводства в части управления персоналом. В частности, организациям-работодателям было предоставлено право собственноручно создавать формы для ведения первичной документации. Причем, перечень таких документов остался прежним, зато появилось больше вариантов их заполнения. Несмотря на смягчение требований со стороны закона многие предприятия предпочитают по-прежнему работать по стандартным формам (таким как приказ о приеме Т-1, личная карточка Т-2, штатное расписание Т-3, график отпусков Т-7).

Начиная с 2016 года кадровики вынуждены учитывать возросшие требования со стороны контролирующих государственных органов. Законодательно увеличены размеры штрафных санкций, предусмотренных в качестве наказания за неисполнение предписаний закона. В то же время, государство отказалось от такой нормы как обязательное наличие печати у всех ООО и АО. Введен новый, более простой, алгоритм оформления командировок. Кроме этого, увеличен список работающих, которым позволяется уходить в отпуск в любое удобное время. Существуют и другие, менее значительные, изменения.

Требования к специалисту по кадрам

К сотрудникам, занимающим место специалистов по управлению персоналом, предъявляются требования, описанные в соответствующем профессиональном стандарте. Данный стандарт введен в 2015 году, в связи выходом приказа Министерства труда: в нем детально изложены обязанности кадровиков, устанавливаются критерии оценки образования, квалификации и навыков, необходимых для кадровой работы.

Специалист по кадрам обязан иметь хотя бы среднее профессиональное образование — это минимальное требование к подготовке. Если же кадровая служба предполагает осуществление ряда специфических функций, необходимо пройти повышение квалификации или курсы профессиональной переподготовки. Наличие опыта работы — необязательное условие, с точки зрения закона. 

Какими знания должен обладать кадровик

Профессиональный стандарт в сфере кадрового дела устанавливает широкий перечень знаний, которые должен иметь делопроизводитель.

Что должен знать специалист по кадрам:

• как формируется, утверждается, ведется и хранится документация по кадровому делопроизводству;
• по каким технологиям анализировать и систематизировать данные;
• в каком порядке вести учет движения кадров и составлять отчетные документы;
• каким образом работать с информационными системами;
• что предписывает законодательство в области предоставления и формирования учетных документов для коммерческих компаний, профсоюзов, контролирующих органов;
• законодательные акты, регулирующие права работодателей и работающих;
• архивное законодательство;
• локальные правовые акты, принципы делопроизводства в организации;
• нормы обработки, хранения, предоставления личной информации сотрудников;
• как правильно рассчитывать выплаты, включая льготы и компенсации;
• как рассчитывать страховой, отпускной стаж;
• правила делового этикета.

Основные навыки

Кроме довольно большого массива знаний, специалист кадровой службы должен владеть кругом практических навыков (то есть, уметь эти знания применять в процессе профессиональной деятельности). Ключевой навык кадровика — способность оформлять документы в полном соответствии с требованиями российского законодательства и локальными правовыми актами. Также необходимо уметь правильно формировать документацию для подачи в контролирующие органы, профсоюзные организации.

Специалист по делопроизводству должен быть способен вести учет как на физических носителях, так и в современных информационных системах. В процессе хранения информации необходимо соблюдать нормы трудового и архивного законодательства. К ключевым навыкам также относится профессиональный анализ документов на наличие ошибок, недостоверностей, любых нарушений. Важное требование — уметь отличить легитимную документацию от нелегитимной.

В числе дополнительных функций, выполняемых сотрудником кадровой службы: работа с программным обеспечением по формированию статистики, осуществление деловой переписки, контроль рабочего времени.

Перечень обязанностей

В своей рабочей деятельности делопроизводители в области управления персоналом сталкиваются с необходимостью решать широкий круг задач.

Основные обязанности кадрового служащего:

• формирование стандартных бланков документов;
• заполнение отчетности;
• оформление и архивация дел работников;
• выдача справок;
• ведение служебной переписки.

Дополнительные обязанности связаны с подготовкой к проверкам со стороны контролирующих органов. Поскольку государство регулярно проверяет, насколько правомерны действия организаций-работодателей, делопроизводителям приходится перепроверять наличие и качество оформления документации, находящейся в их ведении. 

Обязательные документы кадрового учета

В ходе проверок контролирующие государственные органы могут запрашивать у делопроизводителей большой массив документации, от устава предприятия до личных дел работающих. Помимо прочего, следует подготовить: коллективный договор, штатное расписание, общие положения (включая оплату труда), трудовые и иные договоры, книжки, приказы, графики сменности (если есть) и отпусков, личные дела работающих. Зачастую запрашиваются листки временной нетрудоспособности, дела работников с профзаболеваниями и расчеты компенсаций для них, а также договоры ответственности (при наличии), табель рабочего времени и другое.

Полнота запрашиваемой контролерами информации зависит от вида проверки, особенностей предприятия, иных факторов. Далеко не всегда требуется предъявлять полный пакет документов, однако делопроизводители должны быть готовы к любому развитию событий.

Разработка инструкции по кадровому делу

Один из способов наладить профессиональный и отвечающий всем требованиям документооборот — разработка инструкции по кадровому делопроизводству. Ее создание позволяет утвердить формы и определить перечень документов для каждой процедуры, а также внедрить алгоритм согласования кадровых действий. В результате, удастся оптимизировать работу службы, сократить затраты, исключить проблемы при смене кадровиков (увольнение одного и прием на работу нового специалиста).

Готовая инструкция по кадровому делу обязательно учитывает особенности компании: ее структуру, направление работы, численность персонала и другие аспекты.